Tłumaczenie dokumentacji medycznej może być potrzebne w wielu sytuacjach: przed rozpoczęciem leczenia za granicą, podczas konsultacji z zagranicznym specjalistą, przy ubieganiu się o zwrot kosztów leczenia, dochodzeniu odszkodowania albo przedstawianiu historii choroby ubezpieczycielowi.

Dokumenty medyczne bywają jednak obszerne, nieczytelne i pełne skrótów. Sposób ich przekazania tłumaczowi ma bezpośredni wpływ na jakość tłumaczenia, termin realizacji, a niekiedy również na jego koszt. Jak zatem przygotować dokumentację, aby cały proces przebiegł sprawnie?

Czy tłumaczenie dokumentacji medycznej musi być poświadczone?

Nie każda dokumentacja medyczna wymaga tłumaczenia poświadczonego, potocznie nazywanego tłumaczeniem przysięgłym. Nie mniej jednak, zwykle lekarze specjaliści i szpitale preferują ten rodzaj tłumaczenia; dzięki temu mają pewność, że tłumaczenie nie zostało przygotowane przez przypadkową osobę, ale przez eksperta, który swoją pieczęcią i podpisem poświadcza zgodność swojego tłumaczenia z oryginałem. Mówiąc wprost – tłumaczenie poświadczone, mimo iż często nie jest wymagane formalnie, daje większą gwarancję jakości i skrupulatności, chociażby z uwagi na fakt, że nad tłumaczem przysięgłym ciąży odpowiedzialność karna za błędy popełnione w przekładzie, jeśli te błędy narażą kogoś na szwank.

Tłumaczenie poświadczone może być natomiast formalnie wymagane przez:

• pełnomocnika prowadzącego sprawę odszkodowawczą,
• sąd lub organ administracji,
• zakład ubezpieczeń,
• pracodawcę,
• zagraniczną placówkę medyczną,
• instytucję rozpatrującą wniosek o refundację kosztów leczenia.

Jakie dokumenty należy przekazać tłumaczowi?

Konsultacja z lekarzem przed przystąpieniem do tłumaczenia dokumentacji Najlepiej przesłać komplet dokumentów związanych z konkretnym leczeniem lub zdarzeniem medycznym. Mogą to być między innymi:

• karty informacyjne leczenia szpitalnego,
• wyniki badań laboratoryjnych,
• opisy badań obrazowych,
• zaświadczenia lekarskie,
• historie choroby,
• konsultacje specjalistyczne,
• wyniki badań histopatologicznych,
• dokumentacja operacyjna,
• zalecenia dotyczące dalszego leczenia,
• recepty i wykazy przyjmowanych leków,
• dokumentacja rehabilitacyjna,
• orzeczenia o stanie zdrowia lub niepełnosprawności.

Nie zawsze trzeba tłumaczyć całość. Jeżeli zagraniczny lekarz potrzebuje jedynie wypisu ze szpitala, ostatnich wyników badań i aktualnych zaleceń, przekładanie wieloletniej historii leczenia może okazać się zbędne.

Warto jednak przesłać tłumaczowi wszystkie dokumenty do wglądu i zaznaczyć, które z nich mają zostać przetłumaczone. Szerszy kontekst często pomaga prawidłowo rozwinąć skróty, rozpoznać nazwy leków i zachować spójność terminologiczną.

Skan, zdjęcie czy oryginał?

W większości przypadków do przygotowania tłumaczenia wystarczy czytelny skan albo dobrej jakości zdjęcie dokumentu.

Najlepszym rozwiązaniem jest plik PDF zawierający wszystkie strony we właściwej kolejności. Każda strona powinna być:

• kompletna,
• ostra,
• odpowiednio oświetlona,
• pozbawiona cieni,
• sfotografowana prosto,
• czytelna po powiększeniu.

Należy unikać zdjęć wykonanych pod kątem, przy słabym świetle albo z uciętymi fragmentami dokumentu. Szczególnie istotne są pieczęcie, podpisy, dopiski odręczne, wyniki wpisane w tabelach oraz dolne i boczne części stron.

Jeżeli dokument składa się z kilku stron, warto połączyć je w jeden plik zamiast przesyłać kilkanaście osobnych fotografii o przypadkowych nazwach.

Jakie informacje przekazać tłumaczowi poza samymi dokumentami?

Krótka wiadomość zawierająca podstawowe informacje może znacznie usprawnić realizację zlecenia.

Warto podać:

• język docelowy tłumaczenia,
• kraj, w którym dokument będzie używany,
• cel tłumaczenia,
• wymagany termin,
• informację, czy potrzebne jest tłumaczenie poświadczone,
• preferowaną formę odbioru,
• zakres dokumentów przeznaczonych do tłumaczenia.

Kraj docelowy jest istotny także ze względów terminologicznych. Przykładowo dokumentacja przeznaczona dla lekarza w Wielkiej Brytanii może wymagać nieco innych określeń niż dokument kierowany do placówki w Stanach Zjednoczonych.

W jakiej formie można otrzymać tłumaczenie poświadczone?

Tłumaczenie poświadczone może zostać wydane w formie papierowej albo elektronicznej.

Wersja papierowa zawiera podpis i pieczęć tłumacza przysięgłego. Może zostać odebrana osobiście lub przesłana pocztą albo kurierem.

Elektroniczne tłumaczenie poświadczone jest opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym tłumacza. Ma ono postać pliku, zazwyczaj PDF, i nie należy go traktować jako zwykłego skanu papierowego tłumaczenia. Jego autentyczność wynika z podpisu elektronicznego.

Przed wyborem formy warto sprawdzić, czy instytucja przyjmie dokument elektroniczny.

Podsumowanie

Przekazując dokumentację medyczną tłumaczowi przysięgłemu, warto zadbać przede wszystkim o jej czytelność, kompletność i właściwą kolejność. Pomocne jest również wskazanie celu tłumaczenia, kraju docelowego oraz dokumentów, które rzeczywiście mają zostać przełożone.

Tłumacz powinien otrzymać materiał umożliwiający wierne odtworzenie nie tylko treści medycznej, lecz także dat, wyników, tabel, pieczęci i innych elementów dokumentu. Im lepiej przygotowane są pliki źródłowe, tym mniejsze ryzyko nieczytelnych fragmentów, opóźnień i dodatkowych kosztów.

W przypadku dokumentacji medycznej precyzja ma szczególne znaczenie. Czytelny skan i kilka zdań wyjaśniających przeznaczenie dokumentu mogą realnie wpłynąć na jakość końcowego tłumaczenia.

FAQ